会議の録音を実務のメモにするには、文字起こしと要約を別の工程として確認します。音声を読み違えた文章をそのまま要約すると、自然な文になっても、担当や数字の誤りが残るためです。
最初に原音声を確認できる参照を残し、文字起こしの訂正を経てから、決定事項や宿題へ整理します。
録音と利用の条件を確認する
録音してよい会議か、誰が音声を扱えるか、外部サービスへ送ってよいかを確認します。参加者、顧客、契約、未公開情報が含まれる場合は、必要な承認と保存範囲をそろえます。
音声には会議ID、日時、対象範囲、ファイルの参照を付けます。保存名だけでなく、どの会議のどの部分かが分かるようにします。削除や保持の条件も、文字起こしと要約を含めて決めます。
文字起こしの出力条件を調べる
OpenAIの文字起こしの公式資料では、録音済みファイルの処理、入力の形式、使用するモデルによる出力の違いを確認できます。
文章だけ、話者ラベル、時刻情報、字幕形式などは、すべてのモデルで同じように取得できるとは限りません。モデル名を変えただけで、必要なメタデータも引き継げると考えず、利用する機能を確認します。
固有名詞や専門語の候補を渡す場合も、実際に発言していない語を補っていないかを確かめます。聞き取れない箇所は不明と残し、文として自然にするために推測しません。
原音声へ戻って訂正する
優先して聞き直すのは、人名、日付、金額や数量、否定、条件、決定を示す発言です。複数人の発言が重なった箇所も確認します。
次は人が時刻と番号を付けた架空のメモです。APIの実行結果ではありません。
[01 / 00:05] 進行: 試験開始日は、次回決めます。
[02 / 00:12] 担当A: 項目案を整理します。期限は未定です。
[03 / 00:22] 担当B: 承認の順番も次回確認したいです。
「次回決めます」が「次回から始めます」に変わっていれば、要約より前に文字起こしを直します。訂正した版と、確認できなかった部分を残します。
要約では決定と保留を区別する
確認済みの文字起こしを、次の形へ整理する。
決定事項 / 宿題 / 次回確認 / 不明点
条件:
担当・期限がなければ未定とする。
提案を決定へ変えない。
原文にない結論、理由、合意を追加しない。
各項目に根拠の番号を付ける。
指示と資料を分ける方法は、OpenAIのプロンプト設計資料を参考にできます。上のメモなら、担当Aの作業は残せても、開始日や期限を確定してはいけません。
共有とタスク転記を確認する
要約を原記録と照合し、確認者と確認日を残します。文字起こしの確認、要約の確認、タスクの転記を分けて記録します。要約ができただけで、担当者へ作業が渡ったとは判断しません。
共有先には必要な情報だけを渡し、原音声や全文を読める人の範囲を管理します。OpenAIのデータ管理資料など、利用サービス側の保持条件と、自分の保存先を別に確認してください。
長い会議の分割と指示は長文要約のプロンプト、共有前の文面確認はAI文章の推敲手順も参考になります。
